Rodzina
Zdrowie
Ekologia
Edukacja
Wypoczynek

Wydarzenia

Narada prezesów poznański ogrodów działkowych - 17.05.2018

25 maja br. wchodzi w życie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, potocznie zwane RODO.  Polski Związek Działkowców jest administratorem danych osobowych m.in. swoich członków i działkowców uprawiających działki w rodzinnych ogrodach działkowych zrzeszonych w stowarzyszeniu. Wdrożenie regulacji prawnych płynących z Rozporządzenia nie jest zadaniem łatwym wziąwszy pod uwagę, że zarządy ROD nie są profesjonalistami w zakresie prawa i wykonują swoje obowiązki w zdecydowanej większości społecznie.  Nie zwalnia ich to jednak z obowiązku wdrożenia takich działań, które zapewnią bezpieczeństwo danych osobowych swoich członków i uchronią ich przed nieuprawnionym wyciekiem danych, zagrażającym naruszeniem praw lub wolności osób fizycznych. Polski Związek Działkowców podjął intensywne prace nad przygotowaniem swoich struktur do wdrożenia nowych przepisów unijnych. Krajowy Związek opracował założenia i przyjął politykę w zakresie przetwarzania danych osobowych.    


Okręg Poznański 14 maja br. zorganizował naradę prezesów rodzinnych ogrodów działkowych z terenu miasta Poznania i powiatu poznańskiego. W naradzie wzięło udział 98 prezesów ROD. Oczywiście głównym punktem narady było omówienie problematyki RODO, któremu poświęcono większość czasu prawie 4 godzinnej narady prowadzonej przez prezesa Okręgu Zdzisława Śliwę. Prowadzący ten punkt narady prezes Okręgu, radca prawny mec. Karolina Skrzypczak oraz wiceprezes Okręgu Robert Klimaszewski przedstawili analizę ryzyka w zakresie przetwarzania danych, założenia polityki ochrony danych osobowych w PZD a także zaprezentowali opracowane w formie instrukcyjnej zasady ogólne przetwarzania danych osobowych w jednostkach organizacyjnych PZD oraz przedstawili rejestr czynności przetwarzania danych (RCPDO) i instrukcję zarządzania systemami informatycznymi. Przedstawione materiały zostały przyjęte ze zrozumieniem, choć nie brakowało pytań i wątpliwości, na które prowadzący udzielali wyczerpujących odpowiedzi. Podsumowując rozważania prezes Zdzisław Śliwa wypunktował najważniejsze zagadnienia do dalszej pracy:

  1. Wkrótce otrzymamy Biuletyn zawierający wszystkie dokumenty potrzebne do wdrożenia zasad bezpieczeństwa danych osobowych w ROD;
  2. Sukcesywnie przygotowujmy niezbędne dokumenty w ROD, w kolegiach prezesów poddajmy analizie otrzymane materiały i wykonajmy niezbędne prace w zarządach ogrodów;
  3. Przechowujmy dokumenty w szafach metalowych tylko w biurze zarządu;
  4. Budujmy w ROD biura zarządów, by ograniczyć do minimum ryzyko utraty danych osobowych. Skorzystajmy z pomocy oferowanej przez Związek, by w krótkim czasie powstały w ogrodach nieposiadających swoich biur nowe budynki o pow. do 25 lub 35 m2. Zapamiętajmy, że dokumentów zawierających dane osobowe nie wolno przechowywać w mieszkaniach prywatnych ani w altanach ogrodowych!
  5. Księgowanie w ROD powierzamy ośrodkowi FK lub osobie prowadzącej działalność gospodarczą. Jeśli osoba księgująca nie prowadzi działalności gospodarczej może wykonywać swoją pracę tylko w biurze zarządu;
  6. Zwróćmy uwagę na nasze tablice ogłoszeń, z których należy usuwać dane podlegające ochronie, Podobnie zadbajmy, by na stronach internetowych nie publikować danych osobowych bez zgody osoby, której dane dotyczą;

Narada prezesów objęła także inne ważne zagadnienia, które znajdują się w obszarze aktualnych działań prowadzonych przez Związek. Do takich należy znowelizowane prawo wodne nakładające obowiązek zapłaty przez ogrody za pobór wody z ujęć podziemnych i powierzchniowych. Sposoby działania zarządów ROD w tym zakresie omówiła dyrektor biura Agata Wróbel przypominając o opublikowanych materiałach dotyczących zagadnienia w Biuletynach związkowych. Zwrócono uwagę na konieczność aktualizacji pozwoleń wodno-prawnych i rozliczania pobieranej wody w ujęciach kwartalnych.

Bezpieczeństwo w ROD było szeroko omawiane podczas ostatniej Rady Krajowej. Postanowienia zapadłe na radzie przenieśli na grunt Okręgu prezes Zdzisław Śliwa oraz przewodniczący komisji bezpieczeństwa okręgu Mariusz Zieliński. Zwrócono uwagę na szerokie spektrum działań dla zapewnienia bezpieczeństwa przebywających na działkach oraz systematycznej współpracy z organami bezpieczeństwa.

Temat bezpieczeństwa wypłynął również przy kolejnym ważkim problemie. W Okręgu w wielu ogrodach działkowych brakuje siedzib – biur zarządów, w których przechowywana winna być dokumentacja ogrodu i które zabezpieczyłyby warunki do właściwej pracy zarządu. Budowa biur zarządów objęta został a przygotowanym przez Związek specjalnym programem zakładającym stworzenie warunków do szybkiego rozwiązania problemu. Prezes Okręgu i wiceprezes Jerzy Kucznerowicz, zajmujący się sprawami inwestycji ogrodowych, przedstawili założenia programu pomocowego opracowanego przez Związek i zapowiedzieli przyjęcie własnego programu budowy siedzib zarządów w Okręgu. Ogrody podejmujące zadanie otrzymają wsparcie finansowe z funduszy utworzonych na ten cel w Zarządzie Krajowym i Zarządzie Okręgowym. Każdy ogród otrzyma katalog proponowanych projektów budowlanych, których adaptacja pozwoli na szybkie zrealizowanie zadania. Ogrodach, które nie uchwaliły podczas walnych zebrań inwestycji budowy siedziby zalecono zwołanie nadzwyczajnego walnego zebrania i podjęcie prac, by sprostać wymogom RODO.

Potrzeba zapewnienia ochrony danych osobowych w zakresie objętym księgowością ROD wynika także z przepisów RODO. Gwarantem dobrej księgowości i pełnej ochrony danych jest powierzenie jej prowadzenia Ośrodkowi Finansowo- Księgowemu. Główna księgowa Okręgu Sylwia Marciniak przedstawiła działalność poznańskiego Ośrodka prowadzącego obsługę już 91 ROD i zachęcała do przystępowania do Ośrodka inne ogrody. Po raz kolejny wyrażano potrzebę prac nad powołaniem następnych ośrodków w takich miejscowościach jak Gniezno i Leszno. Księgowość w Okręgu w najbliższej przyszłości będzie prowadzona w oparciu o system informatyczny DGCS PZD System.  Prowadząca zachęcała kolejne ogrody do zakupu tego nowoczesnego programu.

Kończąc naradę prezes Okręgu poinformował, że jeszcze w maju odbędą się kolejne narady we Wrześni, Lesznie i Nowym Tomyślu, które obejma pozostałych prezesów ROD.

dr Zdzisław Śliwa
Prezes Okręgu

Powrót

Copyright © 2020 Polski Związek Działkowców All rights reserved.

made by Esencja Studio