Bieżące wydarzenia

Właściwe przygotowanie walnego zebrania w ROD na przykładzie Delegatury Rejonowej Okręgu Śląskiego w Gliwicach. - 15.01.2018

W trakcie przygotowywania do przeprowadzenia walnego zebrania sprawozdawczego w Rodzinnym Ogrodzie Działkowym, właściwym działaniem jest rozpoczęcie opracowania koniecznych materiałów od analizy zapisów z poprzednich sprawozdań osób obsługujących zebrania oraz dokumentów z tych zebrań. 

Właściwa analiza pozwala na określenie ewentualnych niejasności, błędów czy uchybień, które mogły wystąpić w ubiegłych latach. Wnioski wynikające z tej analizy należy włączyć do przygotowywanego planu na 2018r, tak aby starać się uniknąć powtórzenia niewłaściwych działań w następnych latach.

Przykładem mogą być nowe uchwały dotyczące opłat za wodę i energię elektryczną, gdzie zdarzało się, iż popełniano błędy w opłatach stałych: tak zwanej elektrycznej i wodnej, gdzie niektóre Ogrody dokonywały złych wyliczeń ww. opłat. Dla uniknięcia tego rodzaju błędów, zostały opracowane projekty do tych uchwał wraz z załącznikami opisującymi prawidłowe obliczenia bilansu wody, czy energii, tak aby były zgodne z obowiązującymi przepisami.

Innym problematycznym zagadnieniem dla Ogrodów jest właściwe ustalanie opłaty ogrodowej na dany rok. Tutaj również pomocny staje się opracowany wzór w formie załącznika do uchwały o opłacie ogrodowej, w którym określa się: jakie możliwe składniki składają się na opłatę ogrodową i jak się je oblicza.

Koniecznym jest aby zaproszenie na walne zebranie zostało skutecznie dostarczone wszystkim członkom zwyczajnym PZD Jeżeli zarówno mąż jak i żona pozostają członkami zwyczajnymi, Zarząd ROD ma obowiązek wysłać albo doręczyć zaproszenie do każdego z nich.

Powstałe problemy i niejasności będą przedmiotem szczegółowego omówienia na szkoleniach i zebraniach z Zarządami i Komisjami Rewizyjnymi ROD, które będą prowadzone w miesiącu styczniu i lutym 2018r. Jednocześnie, podczas tych szkoleń, każdy Ogród otrzyma komplet dokumentów przygotowywanych przez Delegaturę, pomocnych w przepisowym przygotowaniu projektów uchwał na walne zebranie.

Powyższe ma służyć podejmowaniu uchwał zgodnych z przepisami, a jednocześnie czytelnych dla uczestników zebrania, co pozwoli na właściwy i  spokojnego przebieg samego zebrania. Właśnie z doświadczeń lat ubiegłych, można wysnuć wniosek, że źle przygotowane zebranie (np. brak przejrzystości w naliczaniu opłat) doprowadza do chaosu w trakcie zebrania, co powoduje trudności w prowadzeniu zebrania i zapanowania nad jego przebiegiem przez Przewodniczącego.

Podobnie osoby obsługujące zebranie z ramienia organów PZD,  otrzymują komplety dokumentów, ze wzorami wszystkich uchwał, tak, aby w razie konieczności służyć pomocą, a także udostępniać wzory wprost do wykorzystania przez prowadzących walne zebranie (np. w przypadku ich ewentualnego braku lub błędnego wypełnienia).

W ramach pomocy, kolejnym ważnym dokumentem, który przygotowuje Delegatura Rejonowa w Gliwicach a który kierowany jest wprost do Zarządów ROD, jest tzw. „Komunikat”, czyli rodzaj przewodnika, w którym są zamieszczone najważniejsze zadania i terminy np.: szkoleń, zebrań, wzory pomocnych materiałów, raportów kasowych, określenie obowiązków nakładanych przez przepisy związkowe itp.. W „Komunikacie” zamieszczane są także najnowsze przepisy wraz z numerami Uchwał Krajowej Rady (a także numerem i strony Biuletynu Informacyjnego PZD, w którym są zawarte), ważnych dla bieżących prac Zarządu ROD. Z doświadczenia wynika, że tak przygotowana informacja, corocznie aktualizowana jest bardzo pomocna dla Zarządów ROD, szczególnie w przypadku Ogrodów nie posiadających biur lub przy małych pomieszczeniach biurowych. Taki przewodnik jest bardzo dobrze przyjmowany przez Zarządy ROD.

Ponadto, z zakresu działań księgowo-finansowych, od roku 2016 Delegatura Rejonowa, przy pomocy OFK opracowuje wzory wszystkich dokumentów księgowych wraz z opisem dotyczącym właściwego prowadzenia i wypełniania. Dokumenty obejmują m.in.: druki KP, KW, raport kasowy, polecenia przelewu, wnioski o zaliczkę, rozliczenie zaliczki, dokumenty podatkowe, dotyczące składek ZUS, sposoby wypełniania umów zleceń, naliczania podatku i składek do ZUS itd.. Corocznie aktualizowany o zmiany przepisów i uzupełniany komplet takich dokumentów otrzymują Skarbnicy każdego ROD. Odbywa się to na ogół w trakcie odrębnych szkoleń Skarbników prowadzonych w sposób interaktywny, przy pomocy rzutnika, gdzie w sposób jasny i czytelny są widoczne np. przykładowo wypełnione druki.

Także od 2016 roku każda z ogrodowych Komisji Rewizyjnych otrzymała skompletowaną teczkę z wszystkimi drukami dotyczącymi podstaw jej działalności oraz wzorami protokołów. Niezależnie od powyższego, na stronie Delegatury Rejonowej w Gliwicach dostępna jest zakładka: „materiały Komisji Rewizyjnych” wraz z przytoczeniem odpowiednich przepisów i protokołów. Podobną teczkę otrzymały także Zarządy ROD, ze zbiorem najważniejszych dokumentów i wzorów uchwał, umów, wniosków, które służą pomocniczo dla Zarządów, jako materiały podglądowe dla podejmowania odpowiednich uchwał, a także treść najważniejszych Uchwał podejmowanych w PZD.

Skutkiem powyższych działań jest zauważalny, znaczny spadek nieprawidłowo podejmowanych uchwał w Ogrodach, również spadek źle wypełnianych dokumentów finansowo-kasowych, protokołów kontroli Komisji Rewizyjnych oraz sprawozdań i planów pracy zarządów ROD.

Wobec powyższego, należy uznać, że przyjęty sposób działania w zakresie przygotowywania do walnych zebrań, szkolenia organów działających na terenie Ogrodów jest właściwy i będzie kontynuowany w następnych latach, co jednocześnie nie ogranicza dalszych poszukiwań nowych założeń do zwiększenia skuteczności w przyszłości.

 

Opracował: Kierownik Delegatury Rejonowej OZ Śl. PZD w Gliwicach

Jan Pękala

Powrót